Eigentlich habe ich mir die Homeoffice-Revolution anders vorgestellt. So langsam sie in vielen Bereichen bisher Einzug gehalten hat, ist sie jetzt in kürzester Zeit umso schneller zu einer weitreichenden Notwendigkeit geworden.

Mit denjenigen, die noch nicht auf diese rapide Umsetzung vorbereitet waren, möchte ich einige meiner Erfahrungen teilen und ein paar Tipps geben, die für mich funktionieren.

Da bei der APA auch bisher schon die Möglichkeit von Homeoffice-Tagen bestanden hat, war es jetzt kein absolutes Neuland für mich. Ich habe das Homeoffice-Angebot allerdings nicht immer ausgereizt, da für mich auch die direkten sozialen Kontakte sehr wichtig sind. Durch die neue Situation musste ich mich jetzt aber zwangsläufig etwas intensiver mit dem Thema Homeoffice beschäftigen.

Gestalte deinen Homeoffice-Arbeitsplatz nach deinen Bedürfnissen

Wenn man sich seinen Homeoffice-Arbeitsplatz entsprechend gestaltet und auch zusammen mit der Familie bestimmte Regeln für den Tagesablauf festlegt, kann die Arbeit zuhause durchaus ablenkungsärmer und fokussierter sein als im Büro. Dazu sollte man sich aber möglichst einen dedizierten Arbeitsplatz einrichten.

Da mein Dienstlaptop mit vorinstalliertem VPN schon für den mobilen Einsatz ausgelegt war, bestand keine große Schwierigkeit, diesen auch zuhause zu nutzen. Eine stabile WLAN-Verbindung vorausgesetzt, steht der Arbeit im eigenen Heim nichts entgegen.
Da ich im Büro mit mehreren Monitoren arbeite, möchte ich auch zuhause nicht auf diese Annehmlichkeit verzichten. Ich verwende zusätzlich zum Laptopmonitor einen tragbaren 15,6 Zoll-Monitor mit dem Aussehen und Gewicht eines großen Tablets und einem USB-C-Anschluss, der über ein einziges Kabel vom Laptop Strom und Daten erhält. Eine Maus und ein Keyboard mit Bluetooth runden den Arbeitsplatz ab. Der Schlüssel zur Produktivität liegt auch darin, sich in seiner Arbeitsumgebung wohlzufühlen. Bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes ist es wichtig, Dinge auszuprobieren und dann entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Nutze Rituale

Um in einen Arbeitsmodus zu kommen, ist es für mich essenziell, meine üblichen Morgenrituale beizubehalten und mich auch so anzuziehen als würde ich außer Haus zur Arbeit gehen. Das hilft mir, nicht in ein Prokrastinationsloch zu fallen.

Die Tools, die ich verwende, funktionieren für mich gut, allerdings möchte ich dazu anregen verschiedene Programme auszuprobieren, um ein persönliches optimales Tool-Set zusammenstellen zu können. Grundsätzlich empfehle ich, mehrere Anwendungen mit den gleichen Funktionalitäten zur Verfügung zu haben. Dies ist insbesondere nützlich, falls einige Dienste dem Ansturm durch die Coronavirus-Homeoffice-Welle nicht gewachsen sind und langsamer werden oder zeitweise ganz ausfallen.

Optimiere Planung und Organisation

Ich verwende ein Trello-Board, um meine persönlichen Tasks zu organisieren. Folgende Karten im Board funktionieren für mich recht gut: Backlog, Nächste Woche, Diese Woche, Morgen, Heute, Jetzt, Warten auf Andere und Erledigt (Done). Diese sind das aktuelle Ergebnis von mehreren Optimierungsanpassungen.

Planung wird in unserem Team großgeschrieben. Für taktische Projektplanung verwenden wir ein Kanban-Board und für Projekte setzen wir die Scrum-Methode mit 2-Wochen-Sprints ein. Da wir aber ein kleines Team sind, muss auch Zeit für das Tagesgeschäft reserviert werden.

Kommuniziere viel

Die veränderte Situation beim Informationsaustausch stellt uns vor einige Herausforderungen. Gerade im Homeoffice sollte die Kommunikationsfrequenz hoch gehalten werden. Entweder asynchron durch Mails oder Messenger oder auch als Realtime-Chat, beispielsweise mit Slack.
In unserem Team gibt es mindestens zweimal am Tag Video-Konferenz-Meetings. Fix sind morgens ein Remote-Stand-up, um die Aufgaben des Tages und allfällige Hindernisse zu besprechen, und am späteren Nachmittag ein kurzes Tages-Review für den Überblick und um gröberen Problemen noch zeitnah begegnen zu können. Hier liefert das Tool Zoom in puncto Einfachheit und Übertragungsqualität sehr gute Ergebnisse.

Unser Confluence-System stellt eine umfassende Wissensdatenbank des Unternehmens dar und die operative Projektplanung erfolgt in Jira. Darüber hinaus hat jeder im Unternehmen Zugriff auf Netzlaufwerke, die eine Redundanz von Dateien möglichst vermeiden sollen und ein unkompliziertes Filesharing ermöglichen.

Halte Pausen ein

Im Homeoffice ist es wichtig, Pausen einzuhalten und genug zu trinken (und auch zu essen). Eine mehr oder weniger isolierte Arbeit kann schon einmal dazu führen, solche Dinge zu vergessen. So sollte man auch für diese Tätigkeiten Termine festlegen und sich Erinnerungen setzen. Vielleicht verabredet man sich auch mal mit Kollegen zu einer virtuellen Kaffeepause.

Wenn ich am Ende meiner Tagesarbeitszeit den Laptop ausschalte, ist das auch das Signal für mich, dass die Arbeit für heute beendet ist. Dann ist es auch an der Zeit, gerade in der Coronavirus-Isolation, etwas Bequemeres anzuziehen, um den Beginn des Feierabends noch hervorzuheben.

Empfohlenes notwendiges Setting für produktives Homeoffice:

Notebooks
Grundsätzlich ist es eine gute Idee, alle Arbeitsplätze von vornherein mit Notebooks statt mit Standgeräten auszustatten – je nach Verwendungszweck müssen es auch nicht überall High-End-Geräte sein.

Ein zusätzlicher Monitor zuhause (gerne auch in Zusammenhang mit einer Docking-Station)
Die Option eines tragbaren Monitors hat zudem den Vorteil, dass er sich zusammen mit dem Notebook und diversen Eingabegeräten in einer normalen Notebooktasche transportieren lässt, falls einmal ein schneller Ortswechsel notwendig sein sollte.

Eine sichere VPN-Verbindung zum Arbeitgeber für den Zugriff auf das Firmennetzwerk:
Sicherheit sollte gerade in der aktuellen Situation nicht vernachlässigt werden, auch wenn die Einrichtung von Homeoffice-Möglichkeiten teilweise recht schnell gehen soll.

Möglichkeit der Cloud-Speicherung der gemeinsam genutzten Daten:
Dies ist entweder in einer eigenen oder in einer angemieteten Cloud möglich (hilft auch bei DSGVO-Umsetzung, da alle personenbezogenen Daten an einer Stelle verwaltet werden können)

Collaboration-Tools
Slack, Trello, Confluence, Jira u. a.

Video-Conference-Tools
Zoom, 3CX, GoToMeeting, Skype u. a.

Hoffen wir, dass sich die Homeoffice-Situation bald wieder von einer erzwungenen Notwendigkeit zu einer freiwilligen Option wandelt, die viele Chancen birgt aber auch wieder persönliche Meetups ermöglicht.