Nach meinem letzten Post über die Planung von Pressekonferenzen wenden wir uns dieses Mal Kongressen im Allgemeinen zu. Die Presse wird natürlich auch hier gebraucht, allerdings sind Kongresse nicht ausschließlich für Vertreter der schreibenden Zunft gedacht.

Einen Kongress zu organisieren, gehört ja eigentlich schon zur Königsdisziplin des Eventmanagements. Da wird auch am meisten Geld hin und her geschoben. Also muss hier auch die Planung dementsprechend professionell und reibungslos ablaufen.

Oft werden Kongresse auch im Sog einer Messe veranstaltet, was dann aber wiederum nicht Fisch und nicht Fleisch ist. Ich verstehe natürlich, dass ein Kongress leichter zu finanzieren ist, wenn es einen Haufen Aussteller gibt, die den Kongress mitfinanzieren. Aber: Qualität sollte über Bequemlichkeit gehen.

Nun ans Eingemachte – die Planung von Kongressen und die Suche nach den geeigneten Locations dafür.

Was müssen Sie bei der Suche nach einer geeigneten Kongress-Location alles beachten?

Die Wahl der „richtigen“ Location für einen Kongress hängt stark mit dem Programm der Veranstaltung zusammen. Gibt es mehrere, parallel laufende Vorträge oder Workshops, benötigen Sie natürlich dementsprechend viele unterschiedliche Räumlichkeiten. Wichtig ist, dass Sie nicht auf die Pausen-Räumlichkeiten vergessen. Es gibt auch noch immer viele Raucher, die gerne zwischendurch ihrer Lust frönen wollen, das sollte jedenfalls berücksichtigt werden.

Wenn Sie die Location mit den entsprechenden Räumlichkeiten gefunden haben, dann geht die Arbeit erst richtig los. Jetzt muss jeder einzelne Raum getestet werden: Funktioniert die drahtlose Internetverbindung überall? Sind die benötigten technischen Geräte alle vorhanden und einsatzfähig? Wenn alles passt, bedeutet das aber nicht, dass alles auch während des Kongresses funktioniert. Sie sollten also knapp vor Beginn der Veranstaltung unbedingt alles noch einmal testen. Wenn es dann nach wie vor reibungslos funktioniert, ist das noch immer keine Garantie. Also organisieren Sie sich die Ansprechperson, die für die Technik zuständig ist. Das ist in der Regel nicht die Geschäftsleitung, sondern der Haustechniker. Es hilft übrigens, den Haustechniker besonders respektvoll und freundlich zu behandeln. Das hilft übrigens im normalen Leben auch. Nicht nur bei Haustechnikern.

Wenn Sie sich für die Location entschieden haben, dann versuchen Sie, so viel wie möglich über die Location abzuwickeln. Im Normalfall haben die Locations viel Erfahrung mit der Abwicklung von Kongressen und diese Erfahrung sollten Sie nutzen. Auch für die Planung von Kongressen haben wir übrigens eine Kongress-Checkliste zusammengestellt.

Und wenn Ihnen beim Lesen dieser Checklist der Spaß vergehen sollte, dann lassen Sie die Profis ran. Kongresse organisieren ist, wie anfangs erwähnt, die Königsklasse der Event-Organisation. Deshalb sehr aufwändig und zeitraubend.